Введение в Seagate Crystal Reports 8.0

(главы из книги)

Аннотация

Книга представляет собой практическое руководство по созданию аналитических отчетов с помощью всемирно известного генератора отчетов Crystal Reports. Она содержит как подробное описание функциональности последней версии Crystal Reports 8.0, так и практические советы по созданию сложных отчетов. Книга предназначена как для новичков в области информационных технологий, так и для опытных пользователей.

Содержание

• Предисловие
• Глава 1 - Введение
  • Обозначения
  • Инструментальная среда Crystal Reports 8.0.
  • Использование справки
• Глава 2 - Создание простого отчета
  • Окно создания отчета
  • Вставка поля
  • Предварительный просмотр отчета
  • Форматирование полей
• Глава 3 - Выбор записей
  • Выбор записей при помощи Select Record Expert
• Глава 4 - Сортировка и группирование записей
  • Добавление группы
  • Порядок сортировки записей
  • Добавление суммирующих полей
  • Вставка Grand Total Selection
  • Порядок сортировки групп
  • Top N Sort
• Глава 5 - Сложное форматирование и вставка
  • Форматирование секций
  • Вставка специальных полей
  • Вставка линий и рамок
  • Вставка картинок
  • Вставка OLE обьектов
• Глава 6 - Деловая графика и использование географических карт
  • Создание графиков
  • Источники данных
  • Изменение типа графика
  • Создание отчетов с географическими картами
• Глава 7 - Формулы
  • Добавление формул
  • Редактирование выбранной формулы поля
  • Функции Crystal Reports.
• Глава 8 - Создание других типов отчетов
  • Создание суммирующего отчета
  • Отчет DrillDown
  • Создание отчета Cross Tab
  • Использование Cross Tab Expert
  • Создание подотчетов
• Глава 9 - Связь с базами данных
  • Связывание таблиц
  • SQL/ODBC источники данных
  • Работа с реляционными БД
  • SQL Query Designer
  • Введение в язык SQL
• Глава 10 - Распространение отчетов
  • Компиляция Crystal Report
  • Распространение отчетов в WEB.
• Глава 11 - Словари Crystal
  • Зачем использовать cловари Crystal
  • Построение cловарей Crystal
  • Использование cловаря данных

Предисловие

Одной из главных задач корпоративных информационных систем является оперативное предоставление информации, необходимой для принятия решений. Вместе с тем, структура современных СУБД, на которых основаны ИС, ориентированы в первую очередь на компактное и непротиворечивое хранение информации, а не на оптимизацию произвольной выборки и представления данных. Вследствие этого информация, хранящаяся в корпоративных информационных системах, как правило, используется неэффективно. Главной проблемой становится не хранение информации, а предоставление ее конечному пользователю в виде отчета в нужном контексте. Традиционно ИС масштаба предприятия имеют ограниченное число встроенных отчетов, прямое назначение которых - предоставление отчетной информации вышестоящим организациям или государственным службам, а не информационная поддержка руководящего звена. Специфика аналитических отчетов, предназначенных для облегчения процесса принятия решений состоит в их изменчивости, поскольку в реальной жизни требования бизнеса меняются чуть ли не каждый день. Заказы на разработку таких отчетов поступают разработчикам отдела автоматизации предприятия (если таковой имеется), либо разработчикам сторонних фирм, причем потребности в аналитических отчетах растут по мере их создания в геометрической прогрессии. Рано или поздно разработчик понимает, что решить эту проблему средствами, встроенными в среду разработки крайне затруднительно. Для такой задачи гораздо лучше подходит специализированный генератор отчетов подобный Crystal Reports.

Имеется три пути применения Crystal Reports.

• Первый путь - обучить служащих самим применять Crystal Reports для создания отчетов. К сожалению, такой путь тяжело реализовать на практике. Дело не в сложности освоения Crystal Reports- навыкам работы в инструментальной среде Crystal Reports можно достаточно быстро научить даже слабо подготовленного пользователя. Проблема заключается в источнике данных, с которыми будет работать Crystal Reports. Пользователь в этом случае обращается непосредственно к БД и должен понимать, что такое структура данных и разбираться в соответствии значений таблиц и колонок бизнес - логике. Подавляющее большинство ИС для промышленности и бизнеса имеют в качестве источников данных продукты западных фирм, для которых локализация продуктов далеко не первоочередная задача, поэтому русификация СУБД часто приводит к дополнительной головной боли для отечественных разработчиков. Следовательно, пользователь Crystal Reports может увидеть только англоязычные имена объектов БД, что часто затрудняет работу.
• Хотя Crystal Reports имеет специальный инструмент (Dictionary), частично решающий проблему интерфейса с БД, чаще более эффективным оказывается другой подход - иметь на предприятии специалиста, профессионально занимающегося генерацией отчетов. Такой специалист не обязательно должен быть программистом - ему необходимо знать предметную область, структуру данных особенно с точки зрения ее соответствия предметной области и продвинутые возможности генератора отчетов. Crystal Reports имеет очень мощный инструментарий для создания сложных отчетов, позволяющий, например, выполнять очень сложную статистическую обработку или объединять данные из разнородных источников (например, dbf файлов и реляционные СУБД). Готовые отчеты можно распространять в виде компактных exe - файлов и, следовательно, достаточно на всем предприятии иметь только один экземпляр Crystal Reports на рабочем месте создателя отчетов.
• Третий подход - встраивание отчетов, сгенерированных в Crystal Reports, в клиентские части ИС, созданные при помощи других средств разработки (VB, Power Builder, Delphi, Centura), либо публикация отчетов на тонком клиенте с использованием технологии Intranet. В результате пользователь может вызывать и просматривать отчеты из привычной для себя среды. При этом проблема создания отчета не снимается, облегчается лишь проблема распространения отчета, поэтому этот подход может служить дополнением, а не альтернативой предыдущим.

В настоящей книге будут показаны основные возможности среды Crystal Reports Designer 8.0 и приемы создания отчетов средней сложности.

Глава 2. Создание простых отчетов

2.1. Создание отчета с помощью Standart Report Expert

Первый шаг создания отчета - нажатие (Click) на кнопку  Новый Отчет на Bottom bar’е. Открывается диалог Report Gallery (рис. 2.1.1).

Рис. 2.1.1. Диалог Report Gallery

Report Gallery предлагает несколько опций для построения нового отчета. Существует несколько типов сложных отчетов: Form Letter, Form, Cross-Tab, Subreport, Mail Label, Drill Down и OLAP.

Рис. 2.1.2. Диалог Standart Report Expert.

Рассмотрим стандартный отчет - Standart Report, который определен по умолчанию. После щелчка по кнопке OK в диалоге Report Gallery открывается диалог Standart Report Expert. Закладка Data служит для выбора источника данных для отчета. Кнопка Database позволяет выбрать в качестве источника базу данных. Щелчок по этой кнопке вызывает диалог Data Explorer, в котором можно выбрать соответствующую базу данных либо с использованием ODBC, либо с использованием драйвера прямого доступа.

Рис. 2.1.3. Диалог выбора базы данных Data Explorer.

Кнопка Add позволяет добавить в отчет выбранный источник данных. После выбора таблиц БД можно перейти к закладке Fields

Рис. 2.1.4. Закладка Fields диалога Standart Report Expert.

Закладка Fields позволяет с помощью кнопок Add и Remove включить в отчет необходимые поля предварительно отобранных для отчета таблиц. Щелчок по кнопке Next переключает диалог на следующую закладку -

Рис. 2.1.5. Закладка Group диалога Standart Report Expert.

Закладка Group позволяет сгруппировать данные по какому-либо полю, причем сортировка групп может быть установлена по возрастанию значения поля (числового, строкового или даты), по убыванию или в специальном порядке. Подробнее группировка данных отчета будет рассмотрена позже.

Закладки Total и Top N позволяют более эффективно обрабатывать сгруппированные данные. В закладке Total можно выбрать поля, по которым в отчете будет проведено агрегатирование данных. Crystal Reports содержит целый набор агрегативных функций, например суммирование, вычисление среднего, максимального и минимального значения, подсчет количества записей и т.д. Так, сгруппировав клиентов по странам (см. рис. 2.1.5), можно подсчитать количество клиентов в каждой стране и общий объем продаж в каждой стране. Специальная группировка Top N позволит, например, оставить в отчете только те страны, которые занимают N первых мест по объему продаж, а остальные объединить в группу “Прочие”. Более подробно возможности агрегатирования и специальной группировки будут рассмотрены в последующих главах.

Закладка Chart позволяет включить в отчет деловую графику и содержит, в свою очередь несколько закладок (рис. 2.1.6).

Рис. 2.1.6. Закладка Chart диалога Standart Report Expert.

Для создания графика в первой закладке (Type) следует выбрать тип графика, во второй (Data) – источник данных. График в Crystal Reports 8.0 может быть создан на основе агрегативной или детальной информации, на основе информации из матричных отчетов или OLAP – источников. Подробнее создание графики будет рассмотрено в главе 6.

Рис. 2.1.7. Закладка Select диалога Standart Report Expert.

Закладка Select диалога Standart Report Expert служит для отбора данных для отчета. В закладке можно установить для каждого поля логическое условие - предикат, например значение Last Year’s Sales>3300 (рис. 2.1.7). Если строка удовлетворяет заданным условиям, она включается в отчет. Предикаты, установленные для различных полей объединяются логическим “и”. Кнопка Browse Data служит для просмотра значений выбранного поля, причем показываются первые 100 неповторяющихся значений. Группа полей и комбобоксов в правой нижней части закладки контекстные – их тип и количество зависят от типа выбранного поля и условия выборки. Более сложные условия отбора данных можно установить в диалоге Select Report Expert, который будет рассмотрен позже.

Закладка

Рис. 2.1.8. Закладка Slyle диалога Standart Report Expert.

Закладка Slyle диалога Standart Report Expert (рис. 2.1.8) служит для форматирования будущего отчета. Crystal Reports содержит 10 предопределенных стилей. В дальнейшем форматирование отчета можно изменить. Кнопка в нижней части закладки позволяет включить в отчет рисунок в формате bmp, например логотип компании.

В том случае если отчет строится более чем по одной таблице, в диалоге Standart Report Expert становится доступной закладка Links (рис. 2.1.9). Функциональность этой закладки идентична функциональности диалога Visual Linking Expert, который будет рассмотрен в главе 13.

Рис. 2.1.9. Закладка Links диалога Standart Report Expert.

После нажатия на кнопку Finish, открывается главное окно Report Designer (рис. 2.1.10), которое содержит две главные закладки – Design и Preview. Закладка Preview позволяет не только просмотреть отчет, но и редактировать его с “живыми данными” прямо в режиме просмотра. В окне просмотра можно производить многие операции - построение отчета, группировка, суммирование и форматирование. Закладка Design специально предназначена для редактирования отчета.

Рис. 2.1.10. Главное окно Report Designer.

Упражнение

1. Кликните по кнопке создать новый отчет
1. Выберите в галерее отчетов стандартный отчет.
2. В качестве источника данных выберите Database.
3. Выберите в диалоге Data Explorer папку Database File, выберите секцию Find Database File и нажмите кнопку Add.
4. В диалоге Open укажите файл Programm Files/Seagate Software/Crystal Reports/Samples/Databases/xtreme.mdb
5. После включения базы данных xtreme в список источников выберите таблицу Customer и кликните по кнопке Add и затем Close.
6. В закладке Fields влючите в отчет поля Customer Name и Last Year’s Sales.
7. В закладке Group включите в отчет группировку по полю City.
8. В закладке Select создайте условие отбора Country is equal to USA.
9. Кликните по кнопке Finish.

По вопросам приобретения книги обращайтесь в компанию Interface Ltd

Дополнительную информацию Вы можете получить в компании Interface Ltd.