Статья была опубликована на сайте docflow.ru

Цель данной статьи – описать возможности использования OLAP отчетов в работе управленцев и аналитиков компании. Статья построена на примере реализации технологии OLAP в программном комплексе Клиент-Коммуникатор, производства компании БМикро, СПб.

Что представляет собой OLAP-отчет?

OLAP - Online Analytical Processing. В дословном переводе – система формирования отчетов, в которой действия пользователя по изменению аргументов, приводят к перестройке отчета в режиме реального времени – изменили условия формирования отчета и отчет тут же перестроился.

В основе внешнего вида OLAP - отчета лежит таблица или, точнее говоря, матрица. Иногда ее называют "кубом данных" из-за наличия нескольких "осей" – атрибутов данных. На Страницах, Столбцах, Рядах размещены аргументы формирования алгоритма заполнения непосредственно Области данных. Количество "осей" (аргументов) в Клиент-Коммуникаторе не ограничено. Это позволяет строить сложные отчеты. Область данных отображает агрегированную в Суммы или Количество информацию. Возможно применение иных агрегатных функций.

В пользу использования понятия "куб данных", также говорит особенность OLAP-отчетов "крутить данные и смотреть на них с разных сторон", основанная на том же on-line механизме реакции на действия пользователя – пользователь может мышкой таскать аргументы с одной оси на другую, тем самым "крутить куб данных".

На рисунке приведен внешний вид OLAP и формы настройки заполнения отчета. Как видите, ничего сложного, заполнение отчета управляется одной единственной, интуитивно понятной формой.

Каков механизм использования осей отчета?

Например, мы собираемся построить отчет "Дата продажи – Менеджер – Группа товаров – Покупатель".

Если все аргументы разместить в Рядах, то как показано на рисунке ниже, отчет будет иметь Форму представления № 1. В связи с отсутствием аргументов в столбцах, Область данных состоит из одного единственного столбца. В этом столбце будет размещаться агрегированная сумма отгрузок. Так настроено в данном конкретном случае. Вместо этого может быть количество отгрузок и иная информация.

Физический смысл информации в Области данных – суммы, соответствующие пересечению осей. Конкретно – Отгрузка в определенном месяце на сумму, приведенную в пересечении ячеек конкретным менеджером конкретному клиенту конкретного товара

Управляя отчетом, пользователь может мышкой перетащить из Рядов любые аргументы в Столбцы, тогда этот же отчет с теми же исходными данными будет выглядеть в соответствии с Формой представления 2.

Мы перенесли в Столбцы аргументы Покупатель и Товар. В итоге, как вы видите, отчет стал более информативным и теперь действительно позволяет сопоставить сводную информацию. Резюмируя, следует отметить, что одни и те же данные могут быть представлены в OLAP-отчете по вашему желанию в разных формах, разрезах, раскладах и т.п.

Кроме переноса из Раздела в Раздел аргументов, их можно убирать из отчета и добавлять в отчет. Это делает отчет или более простым, или более усложненным и информативным. Удаление и добавление аргументов может производиться на/с Страниц отчета или добвляться из формы визуализации пользовательских данных. См. ниже.

Форме представления № 1 в Рядах и Столбцах по одному аргументу, в Форме представления 2 по 3 аргумента. Отметим, что на всех этих скрин-шотах мы демонстрируем один и тот же набор исходных данных. Количество видов представления одной и той же информации подчинено закону 2n-1. Для 3 аргументов – 8 вариантов, для 8 аргументов – 256 вариантов.

После выяснения функций Рядов и Столбцов, возникает справедливый вопрос – зачем нужны Страницы? Временное размещение в процессе анализа "ненужных" аргументов? На самом деле, применение Страниц может быть значительно шире за счет встроенной on-line фильтрации в заголовках аргументов. Описанная опция позволяет не только представлять данные в удобном вам виде, но и фильтровать их прямо в отчете.

Как итог следует отметить, что именно интерактивность (управляемость пользователем формирования отчета в on-line) сделала OLAP-отчеты очень популярными в CRM, DW, KM системах управления клиент-ориентированной информацией.

Использование OLAP-отчетов

CRM является не столько технологией или продуктом, сколько идеологией ведения бизнеса, направленной на повышение эффективности взаимодействия с клиентами с целью предложения каждому клиенту уникального продукта или услуги. Технологии OLAP помогают более эффективно осуществлять взаимоотношения с клиентами, поскольку предоставляют возможность эффективного анализа накопленных или импортированных данных.

Для того чтобы идеология CRM заработала, компания должна суметь сопоставить данные о существующих и потенциальных (а, возможно, и об ушедших) клиентах с данными о продуктах и услугах, с тем, чтобы предложить каждому клиенту уникальный продукт, способный удовлетворить его потребности, другими словами, грамотно строить взаимоотношения с клиентами. Именно сопоставление данных – основной функционал OLAP-отчетов.

Технология OLAP, так же как и data mining используется в приложениях класса analytical CRM. Однако в то время как технология data mining используется, в основном, для построения прогнозов, технология OLAP позволяет взглянуть на данные с различных сторон, в основном, предоставляя возможность анализа агрегированных данных (Суммовой анализ, Количественный, Средние значения, Максимальные, Минимальные и т.п.)

Источники данных для формирования OLAP-отчетов

В программном комплексе Клиент-Коммуникатор OLAP-отчеты могут быть построены на основе любых типов информации. Т.е. OLAP может быть построен по маркетинговым данным о суммах сделок, продаж; контактной информации без суммовых показателей; статичной информации о характеристиках клиентов и т.п. Данное свойство Клиент-Коммуникатора делает его универсальным в удовлетворении задач пользователей в различных отраслях экономики.

Общая классификация отчетов OLAP может выглядеть следующим образом:

Кроме стандартных типов данных, в Клиент-Коммуникаторе пользователь системы может создавать свои типы (справочники, расчеты, атрибуты справочников), по которым в последствии строить отчеты OLAP.

Выбор типа данных, по которому будет строиться отчет, производится в форме настройки отчета, которая имеет интуитивно понятный пользовательский интерфейс (см. ниже). В ней следует просто указать конкретный тип из дерева типов.

В начале статьи примеры строились на базе данных от отгрузке товаров. Если же у вас есть потребность анализировать:

• Региональное распределение активных клиентов;
• Отраслевую сегментацию клиентов;
• Результативность контактов менеджеров;
• Сопоставить свои цены на продукцию с ценами на аналоги конкурентов;
• Проанализировать глубину проникновения на рынки вашей продукции;
• И т.п.

все это можно сделать в OLAP, выбрав соответствующий тип данных, как основу заполнения отчета, в простой и понятной форме.

Примере 1 приведен отчет о размещении клиентов в городах в разрезе (Столбцы) статусов клиентов – В каких городах клиенты с какими статусами. В Примере 2 показан отчет о месячном потреблении продукции постоянными клиентами.

Типы используемых данных

Одним из главных аспектов формирования отчета может быть определение наличия или отсутствия временной оси в OLAP. Временная ось может быть размещена вертикально (в Рядах данных), а может горизонтально (в Столбцах данных). Временной аргумент позволяет разложить и сопоставить данные в разных временных промежутках.

Это может быть динамика:

• Изменения результативности контактов в разрезе менеджеров;
• Изменение рейтинга покупателей той или иной группы в связи с сезонностью;
• Динамика поиска новых активных клиентов;
• И т.д.

Временная ось может агрегировать данные (компоновать) в разрезе:

• Каждой даты;
• Дням недели;
• Номерам недель в году;
• Месяцам;
• Кварталам;
• Годам.

Отсутствие временной оси не уменьшает полезности OLAP-отчетов, так как они могут строиться либо за весь период анализа, либо за конкретный период, указанный пользователем.

Выбор агрегирования данных во временных промежутках приведен на рисунке.

Размещение данных в OLAP-отчете

С чисто визуальной точки зрения, основные аргументы, представляющие для Вас наибольший интерес лучше всего размещать в Рядах. Вспомогательные аргументы в этом случае лучше размещать в Столбцах OLAP-отчета.

Вся информация, как правило, между собой связана. Напрямую или через другие данные. Отгрузки связаны со справочниками Контрагентов, Товаров или Продукции, Формой оплаты и т.п. Контрагенты связаны с Городами, Города с Регионами и т.п. В программном комплексе Клиент-Коммуникатор, вы можете использовать атрибуты связанных данных для построения OLAP-отчетов. В частности, как описано в примере, при построении OLAP-отчета по отгрузкам, в качестве аргумента можно использовать название Региона, в котором находится клиент, которому была отгружена продукция. Для использования связанных данных в Клиент-Коммуникаторе есть специальная форма пользовательской визуализации формата БД.

Эта форма отображает все атрибуты связанных данных, позволяет "спускаться" на любой уровень вложенности от базового типа данных отчета. Кроме атрибутов данных, в качестве аргументов могут выступать пользовательские расчетные алгоритмы.

Область данных или агрегаты анализа

Основой информативности OLAP-отчета являются данные сосредоточенные в Области данных. Именно они и несут главную роль в сопоставлении пользовательской информации.

Как показано на рисунке, Область данных также может состоять из нескольких столбцов, куда может быть выведена агрегированная информация по Сумме, Количеству и т.п.

На рисунке внизу показана область данных с Суммовыми показателями отгрузок, Весом отгруженной продукции, Количеством счетов по которым продукция отгружалась клиентам.

Наполнение Области данных и агрегирующие функции производится в уже продемонстрированной форме настройки OLAP-отчета.

Печать и экспорт готового отчета

Готовый отчет может быть напечатан средствами режима в Клиент-Коммуникаторе без настройки пользователем внешнего вида печатного документа.

Альтернативой этому может быть выгрузка OLAP-отчета в MS Excel.

Перенос отчета производится в связанные таблицы MS Excel по принципу 1:1. После переноса данных, пользователю доступны: корректировка, перестройка и подготовка итогового печатного отчета уже непосредственно функционалом MS Excel.

Заключение

OLAP позволяет пользователю программного комплекса Клиент-Коммуникатора анализировать данные, накопленные в системе, "с разных сторон и точек зрения", "в разной итоговой форме, с пользовательскими расчетами и агрегированием".

Можно строить максимально гибкие и сложные пользовательские OLAP-отчеты с действительно произвольным набором аргументов и расчетов для удовлетворения ваших потребностей в бизнес-ориентированной отчетности.

Каждая настройка отображения OLAP-отчета сохраняется под отдельным именем и в последствии может многократно использоваться.

И в заключение следует отметить, что аналитические возможности технологий OLAP повышают пользу данных, хранящихся в корпоративном хранилище информации, позволяя компании более эффективно взаимодействовать со своими клиентами.