Реализация данных ERP: бизнес-интеллект для систем планирования ресурсов предприятия

В изменчивой бизнес-среде XXI века, где приходится сталкиваться с сильной конкуренцией, информация для компании становится тем же, что и топливо для двигателя. Корпоративные данные можно сравнить с кровью организации, а планирование ресурсов предприятия – с ее сердцем. Мозгом же здесь выступает хранилище информации, куда стекаются все данные ERP, где они объединяются с данными из внешних источников, чтобы превратиться в информацию и дать основу для последующего анализа. Именно такая деловая интеллектуальная среда позволяет раскрыть информацию, собранную системой ERP.

Кевин Видерка (DM Direct), ©Планета КИС 2000

Системы планирования ресурсов предприятия ERP призваны обеспечить единую интегрированную среду обработки, тесно связанную посредством множества комплексных промежуточных программ с хаотической мешаниной приложений деловой сферы. В идеале такая система должна удовлетворить все информационные потребности предприятия. Подобные обещания, да еще накануне страшного для компьютеров 2000 года, заставили многих выложить миллионы долларов на лицензирование приложений, консультационные услуги и перестройку бизнес-процессов. Конечная цель этих шагов состояла в том, чтобы создать единую информационную магистраль для всей организации. Однако результат предпринятых усилий оказался неоднозначным: развернутые системы смогли удовлетворить лишь часть информационных потребностей, но никак не все. Дело в том, что системы ERP хорошо справляются с получением и хранением данных, когда же дело доходит до анализа и обработки информации, их возможности оказываются весьма ограниченными. Подобные системы можно рассматривать как основную магистраль обработки данных, но деловые пользователи постоянно стремятся выйти за их рамки.

Для организаций, где ведется планирование ресурсов предприятия, особое значение приобретают хранилища данных. Возможности систем ERP ограничены самой технологией обработки транзакций. Операционные системы предназначены для получения данных и работы с ними, но не для генерации отчетов. Схема данных, используемых для управления ресурсами предприятия, очень сложна. Она содержит тысячи таблиц с сотнями столбцов под загадочными заголовками, в отношениях между которыми не так-то просто разобраться. Системы ERP должны «уметь» налаживать взаимосвязь между бизнес-процессами по всей цепочке поставок и при этом иметь модульную структуру, позволяющую организациям выделять нужные компоненты. Теоретически все данные находятся «внутри» такой системы, но они остаются «скрытыми» и извлечь их для анализа довольно сложно. К тому же системы ERP не полностью интегрированы с другими приложениями и внешними источниками информации, откуда поступают данные для аналитической обработки на современном предприятии. В изменчивой бизнес-среде XXI века, где приходится сталкиваться с сильной конкуренцией, информация для компании становится тем же, что и топливо для двигателя. Корпоративные данные можно сравнить с кровью организации, а планирование ресурсов предприятия – с ее сердцем. Мозгом же здесь выступает хранилище информации, куда стекаются все данные ERP, где они объединяются с данными из внешних источников, чтобы превратиться в информацию и дать основу для последующего анализа. Именно такая деловая интеллектуальная среда позволяет раскрыть информацию, собранную системой ERP.

Некоторые определения

В литературе, да и во многих организациях на смену термину «хранение данных» приходит термин «бизнес-интеллект». Под ним понимают всю среду, в которой производится генерация отчетов и анализ данных, где формируется база для принятия решений. Сюда же включают и управление мета-данными, и доступ во «Всемирную паутину», а зачастую – и данные из внешних и внутренних источников. Кроме того, бизнес-интеллект должен обеспечивать и связь с внешними партнерами, клиентами, производителями и так далее.

За последнее десятилетие необходимость хранилищ данных была доказана успехом многих организаций, для которых они превратились в лучшее средство систематизации, хранения и анализа данных, собранных при ведении бизнес-операций, а также подготовки отчетов на их основе. Хранение данных – это не только процесс, но и среда, помогающая удовлетворять растущие информационные потребности организации и одновременно способствующая развитию самого хранилища информации. По мере изменения информационных потребностей бизнеса хранилища информации также перестраиваются, изменяется подход к их использованию. Они начинают применяться для хранения и обработки архивных данных. Уже создано множество разнообразных средств, помогающих извлекать, преобразовывать, хранить и объединять данные, открывающих доступ к данным, обеспечивающих представление информации, ее извлечение и экстраполяцию.

Организации, где среды приложений оперативной обработки транзакций создавались на заказ, развертывали хранилища данных, как правило, собственными силами. В качестве компонентов собственной архитектуры чаще всего выбирались лучшие в своем роде инструментальные средства. Наиболее удачные хранилища данных вырастали из одного-двух исходных киосков данных, построенных с учетом перспективных потребностей организации. Однако самодеятельный подход к созданию хранилищ данных требовал наличия проверенной методики, в фокусе которой находились деловые потребности.

Одним из естественных и непосредственных результатов успеха систем ERP на рынке стало появление полностью готовых к развертыванию хранилищ данных. Независимые разработчики начали разрабатывать собственные модели (деловое содержимое) и средства для наполнения таких моделей. Были созданы средства быстрого развертывания хранилищ данных, извлечения информации из систем ERP и ее передачи в руки интеллектуальных работников. На сегодняшний день в качестве такого инструментария предлагается несколько типов киосков данных. Все они, судя по обещаниям производителей, способны объединять данные других приложений и/или внешних источников (не входящих в систему планирования ресурсов предприятия), но реализовать такие функции на практике приходится самому потребителю. Такой подход поднимает ряд вопросов. В какой мере подобная модель соответствует потребностям бизнеса? Как повлияет заказная настройка среды ERP на возможности ее быстрого развертывания?

К полностью готовым системам близко подходят хранилища данных, специально создаваемые для систем планирования ресурсов предприятия, так называемые ERP DW. Хотя они создаются разработчиками систем ERP как дополнение основного продукта, в них четко просматривается попытка обеспечить полномасштабную среду хранения данных, содержащую, в числе прочего, уровень доступа к данным и административный инструментарий.

Какой подход лучше?

Организации, которые уже развернули систему ERP, могут рассматривать среду бизнес-интеллекта в качестве еще одного инструмента повышения своей конкурентоспособности. Если ваши главные соперники используют ту же систему ERP, что и вы, они, скорее всего, одновременно с вами перестроили и свои бизнес-процессы. Следовательно, сама по себе система ERP мало что добавила к конкурентоспособности вашей организации. Гораздо более важная роль принадлежит здесь данным. Точнее, не данным как таковым, а их использованию для принятия правильных решений.

Информация, полученная вами из данных, накапливается в системе ERP и других корпоративных приложениях, после чего становится важным орудием конкурентной борьбы в информационную эпоху. Следовательно, среда бизнес-интеллекта должна способствовать развитию творчества интеллектуальных работников. А отсюда вытекает, что компания должна выбрать такой подход, который бы обеспечил быстрое развертывание хранилища данных, которое бы отличалось высокой гибкостью использования. Другими словами, оно должно хранить данные в архивном виде, но допускать изменение их структуры по мере развития информационных потребностей компании.

Выбор оптимального подхода зависит от сложности континуума бизнес-среды предприятия, которая может соответствовать одной из приведенных ниже схем.

Второе пришествие производителей ERP

В центре внимания разработчиков систем ERP сегодня находится поддержка работы через "Всемирную паутину», расширение функциональности цепочечных поставок, выработка интеллектуальной бизнес-стратегии и оптимизация выпускаемой продукции. По мере того, как спрос на системы ERP снижается, их создатели все чаще принимаются за средства хранения данных. Системы планирования ресурсов предприятия выпускаются уже давно, и многие организации затратили миллионы долларов на перестройку бизнес-процессов в соответствии с их требованиями. Они надеялись, что производитель избранной системы «сделал все как нужно». В действительности же оказалось, что системы ERP страдают общим недостатком – их возможности по генерации отчетов далеко не таковы, как было обещано. Когда это выяснилось, потребители стали с подозрением относится и к системам хранения информации этих производителей. Зародилось сомнение: откуда у создателей систем ERP взяться опыту разработки концепции, проектирования и реализации хранилищ информации? А ведь, выбирая дорогую полнофункциональную систему, нужно быть твердо уверенным, что ее производитель «сделал все как нужно».

Организации, решившие все же положиться на систему хранения данных, предложенную производителем ERP, задались несколькими вопросами. Как такие продукты уживутся с системой планирования ресурсов предприятия, прошедшей заказную настройку? Насколько простой окажется их заказная настройка, если бизнес-содержимое не будет соответствовать требованиям бизнес-анализа? Не трудно ли будет добавлять в них новое бизнес-содержимое (кубы, информационные киоски и так далее)? Не возникнет ли проблем с подключением внешних, не входящих в систему ERP, источников для консолидированного анализа и создания отчетов? Ясно было одно: имея типовую систему ERP, не стоит надеяться на столь же типовое развертывание хранилища данных.

От ответов на эти вопросы зависело то место, которое займет организация в сложном континууме рабочей среды. Отличным дополнением здесь могли стать такие продукты, как SAP BW, обещавшие уделять гораздо больше внимания анализу данных и подготовке отчетов на их основе. Эти аспекты существенно повышали ценность системы для интеллектуального предприятия, а вот как подобные системы впишутся в общую его архитектуру, зависело от конкретной компании. У производителей ERP можно было приобрести как отдельную систему, так и часть общей инфраструктуры, а то и вовсе отказаться от использования таких средств.

Отчеты: удовлетворение потребностей бизнеса или простая оценка производства?

Насколько гибкими являются базовые возможности генерации отчетов, предусмотренные в пакетах ERP? Менеджерам такие документы помогают лучше оценить успех деятельности, однако каждое подразделение, да и каждое направление бизнеса предъявляет при этом собственные требования. Нужна программа, которая бы могла генерировать все необходимые разновидности отчетов. Многие менеджеры информационных технологий отмечают бурный рост количества запросов на подготовку отчетов. Чтобы справиться с таким потоком, им приходится учить своих служащих работать с генераторами отчетов систем ERP или с языками четвертого поколения. И те, и другие помогают создавать комплексные, но, к сожалению, статичные отчеты. Существующий инструментарий имеет весьма ограниченные возможности «погружения» вглубь данных по вертикали и совершенно не позволяет перемещаться между данными по горизонтали. В результате даже самые обычные отчеты зачастую представляются в различном формате и отображают информацию по одному и тому же вопросу в разном свете. Комплексные массивы структур данных заставляют создавать комплексные запросы на подготовку отчетов. Сами же отчеты разрабатываются отдельно для каждого случая, поэтому их приходится пересматривать или готовить заново при малейшем изменении бизнес-процессов. Много времени и денег отнимает и проверка подлинности данных, если только она проводится. Все это приводит к хронической ситуации, при которой разные отчеты, основанные на одних и тех же данных, дают разные ответы на одни и те же вопросы. Иногда это можно объяснить ограниченностью запросов, но чаще всего такой разнобой возникает из-за разного подхода к объединению информации из множества таблиц со сложными взаимосвязями. В результате возникает бесконечная череда созданных отчетов и еще более длинная очередь на их создание.

Но даже если организация справляется с такой чередой отчетов, их обилие не может не сказаться на производительности системы. Комплексное объединение множества таблиц в одном отчете может резко снизить оперативность конечного документа. Деловым пользователям приходится подолгу ждать, пока система обработает их запрос, ведь порой ей приходится делать это даже после завершения рабочего дня. Возникает сильное разочарование, ведь интеллектуальный труд требует оперативного доступа к информации. Подобная ситуация не может понравиться и персоналу информационных технологий, на который возложена задача поддержания производительности системы на оптимальном уровне. Одно дело – настроить среду ERP на получение данных и обработку транзакций, и совершенно другое – оптимизировать ее для анализа информации и подготовки отчетов. Поэтому не стоит удивляться, что инструментарий управления очередью запросов и генерации отчетов на основе базовых таблиц ERP не оправдывает возлагаемые на него надежды.

Таковы классические аргументы в пользу перехода на хранилища данных.

Многие интеллектуальные работники не слишком-то стремятся использовать систему ERP. Генерируемые здесь статичные отчеты можно получить в онлайновом режиме, но обычно они распространяются в виде бумажных документов. Это затрудняет анализ данных, особенно, если их нужно объединить с данными из других источников. В качестве примера информации, внешней по отношению к системе ERP, можно назвать бюджет и планы сбыта, которые зачастую исполняются в форме электронных таблиц, а также маркетинговые данные, приобретенные в других организациях. Статичность отчетов мешает электронному взаимодействию с другими источниками, что также служит весомым аргументом в пользу хранилищ данных.

В организациях, которые стремятся избавиться от проблем создания отчетов, среда бизнес-интеллекта ослабляет зависимость деловых пользователей от дорогостоящих ресурсов программирования. Здесь им больше не приходится выступать в роли программистов, хорошо ориентирующихся в сложных лабиринтах таблиц и конкретных языков программирования. Но для этого необходимо структурировать данные так, чтобы они оказались легко доступными интеллектуальным работникам. Распространение данных – одна из функций базы данных, входящей в хранилище данных, но решить ее по схеме ERP невозможно. На практике среда бизнес-интеллекта отнюдь не заменяет специалистов информационных систем, отвечающих за разработку отчетов, хотя производители инструментальных программ текущего анализа и генерации отчетов затратили долгие годы на совершенствование своих продуктов. В ряде организаций уже появились суперпользователи – ими стали наиболее опытные из рядовых пользователей систем бизнес-интеллекта, – которые взяли на себя поддержку своих подразделений.

Организации, где развернуты системы ERP, испытывают и проблему с извлечением информации. Ощущая острую нехватку даже базовой информации, они не могут четко определить, какие аналитические и стратегические отчеты им в конце концов нужны. Говоря терминами иерархии потребностей Маслова, компания не может «самореализоваться», когда «испытывает голод». Но среда бизнес-интеллекта должна быть готова не только к удовлетворению аналитических и стратегических запросов. Чтобы стать воистину всеобъемлющей, ей необходимо научиться оперативному составлению отчетов. Наиболее сильно такая потребность ощущается в организациях, которые только-только развернули систему ERP, но по мере создания заказных отчетов ее острота постепенно спадает. Однако даже там, где решению этой проблемы было уделено немало времени, полностью она не исчезает.

Тем же организациям, которые стоят на перепутье между системой ERP и бизнес-интеллектом, приходится решать целый ряд вопросов, далеко выходящих за рамки планирования ресурсов предприятия. Не все из приведенных вопросов касаются только среды ERP, но именно система планирования ресурсов предприятия открывает перед организацией богатые возможности с точки зрения быстрого развертывания хранилищ данных, в наиболее полной мере отвечающих требованиям бизнес-интеллекта.

Извлеченные уроки

Никогда нельзя забывать, что вопрос перехода на хранилище данных по природе своей является политическим. Он предполагает полное согласование всех информационных потребностей, описаний данных и бизнес-правил организации. Немалое влияние на сложный политический климат оказывает и существование уже развернутой системы ERP. Между ее службами поддержки и развития из состава подразделения информационных систем и теми сотрудниками ИТ, которые заняты бизнес-интеллектом, зачастую возникают конфликты. Первые вполне могут усмотреть в хранилище данных прямую угрозу своим интересам и начать критиковать эту концепцию, опираясь на то, что «вся информация хранится в базе данных ERP». Как уже отмечалось, система планирования ресурсов предприятия – вещь очень сложная, сочетающая в себе специально разработанные внутренние структуры данных, пути доступа к ним, инструментальные программы различного назначения. Не менее сложной является и задача идентификации данных, которые необходимо извлечь и загрузить в хранилище. При этом зачастую оказывается, что данные хранятся в нескольких местах (таблицах или их полях), либо распределены по нескольким таблицам, созданным в процессе заказной настройки системыу ERP. Свою роль играет также уровень приложений, где хранятся бизнес-правила и данные, помогающие интерпретировать основную информацию. В дополнение ко всему этому в таблицах ERP часто используются совершенно непонятные заголовки, да и во взаимосвязи между этими таблицами разобраться бывает не так-то просто. Таким образом, чтобы добиться успеха, необходима группа поддержки бизнес-интеллекта, состоящая из специально выделенных для этой цели специалистов, которые хорошо понимают базовую схему организации данных, разбираются в заказной настройке системы и способны находить нужные источники данных в этих структурах. Именно на решение таких задач и направлены усилия производителей средств извлечения информации, нацеленных на конкретные сегменты рынка.

Для успешного создания среды бизнес-интеллекта не менее важно и участие в этом процессе специально выделенных представителей бизнеса. В команде обязательно должны быть специалисты, которые хорошо знают общую ситуацию в организации, разбираются в функционировании системы ERP и в бизнес-процессах. Именно на них должно быть возложено решение таких важнейших задач, как оценка данных и обеспечение доверия к информации, помещенной в хранилище данных. Если точность оперативных отчетов, созданных системой ERP, вызывает сомнения, добиться этого будет нелегко.

Развертывание хранилища данных на базе бизнес-интеллекта – лучший способ практической реализации данных, собранных системой ERP. Но чтобы все возможности такой информации стали доступны потребителю, система должна быть гибкой и легко расширяемой. Хранилища данных на базе бизнес-интеллекта уже продемонстрировали свою пригодность для использования на интеллектуальных предприятиях. Производители систем ERP сейчас сосредотачивают свои усилия на создании собственных продуктов такого класса, а независимые производители хранилищ данных выходят на рынок управления ресурсами предприятия, в результате чего выбор подобных систем непрестанно растет. Остается только найти нужный именно вам инструментарий, который бы лучше всего отвечал требованиям бизнеса и вписывался в среду вашего предприятия, – в этом залог успеха.